وضیعت چکها در دفتر اسناد پرداختی مشابه بخش می باشد بدین معنی که چه وضعیتی از چک را در ستون مربوطه در بخش دفتر اسناد پرداختی مشاهده و فیلتر نماییم و به صورت سلیقه ای و یا نیاز می توان تنظیمات مربوط را انجام داد. این تغییرات در بخس دفتر اسناد پرداختی که زیر سیستم خزانه داری/اسناد و مدارک/دفتر اسناد پرداختنی و ستون وضعیت چکها لحاظ خواهد گردید. لازم به ذکر است پس از ذخیره تغییرات صفحه کلی نرم افزار را مجددا بارگذاری نماییم.
به هنگام داشتن چک برگشتی برای طرف حساب پرداخت کننده چک در مقابل این گزینه 3 ردیف قابل انتخاب می باشد. تمامی این تنظیمات به خاطر این است که اگر درحال ثبت سند دریافت به صورت چک هستیم و پرداخت کننده دارای سابقه چک برگشتی در سیستم باشد؛ سیستم چه واکنشی نسبت به آن نشان می دهد.با انتخاب گزینه پرسش جهت دریافت چک؛ با دریافت چکی از طرف حسابی که سابقه چک برگشتی دارد این پیغام به نمایش درمی آید "برای مشتری فوق قبلا چک برگشتی ثبت شده است، آیا مایل به ادامه هستید" درصورت تائید چک جدیدی قابلیت ثبت دارد. با انتخاب گزینه ممانعت از دریافت چک در صورتی که مشتری سابقه چک برگشتی داشته باشد. هنگام دریافت چک جدید در سند دریافت پس از ثبت مشخصات چک هنگامی که در حال ذخیره هستیم این پیغام نمایش داده می شود "براساس تنظیمات خزانه داری امکان ثبت چک برای مشتریان دارای چک برگشتی امکان پذیر نیست". با انتخاب گزینه ثبت چک در برگه سند دریافت و قسمت دریافت چک در صورتی که طرف حساب دارای چک برگشتی باشد. سیستم بدون نمایش خطا امکان ثبت را فراهم می آورد و کنترل در سیستم غیر فعال می گردد ولی انتخاب این گزینه به غیر از موارد ضروری، به هیچ وجه توصیه نمی گردد.
به هنگام داشتن چک برگشتی برای حساب جاری پرداخت شده: ممکن است چکی در سیستم به عنوان چک برگشتی ثبت شده باشد که چک مربوط به مشتری های طرف حساب باشد. بدیهی است که مشتری های طرف حسابها ممکن است در یکدیگر مشترک باشند. در این صورت طرف حساب خودمان چکی را به شرکت پرداخت می کند و این چک برگشت می خورد، در این صورت با استفاده از مورد شماره 3 که توضیح داده شده تنها از طرف حساب شماره 1 امکان دریافت چک وجود نخواهد داشت. پس اگر طرف حساب شماره 2 چک پرداخت کند که آن چک را از مشتری مشترک بین طرف حساب 1 و طرف حساب 2 دریافت کرده باشد و این چک دارای حساب جاری یکسانی باشند سیستم واکنش های زیر را با توجه به تنظیمات نشان خواهد داد. با انتخاب پرسش جهت دریافت چک پیغام" برای شماره حساب فوق قبلا چک برگشتی ثبت شده است آیا مایل به ادامه هستید" نمایش داده می شود در صورت تائید مراحل دریافت چک اتمام می شود و چک ثبت شده وارد سیستم می شود. درصورت انتخاب ممانعت از دریافت چک پیغام "بر اساس تنظیمات خزانه داری، امکان ثبت چک برای حساب جاری چک های برگشتی امکان پذیر نیست" نمایش داده می شود و امکان ثبت چک هایی که با شماره حساب مشابه در سیستم برگشت خورده اند وجود نخواهد داشت با انتخاب گزینه ثبت چک امکان کنترل از بین رفته و سیستم بدون نمایش پیغامی چک وارده را ثبت می کند که ممکن است به مرور زمان مشکل ساز گردد. پس به غیر از موارد ضروری انتخاب این گزینه به هیچ وجه توصیه نمی گردد.
جلو گیری از ثبت شماره چک های ثبت نشده در دسته چک : با انتخاب این گزینه هنگامی که در حال ثبت سند پرداخت هستیم و از چک شرکت استفاده می کنیم شماره چک به ترتیب رعایت گردد و بعد از ثبت چک 001** برای ثبت چک بعدی از شماره 002** استفاده شود و امکان ثبت چک به شماره 003** قبل از ثبت002** وجود ندارد. ولی با غیر فعال بودن این گزینه می توان شماره چکها را خارج از ترتیب نیز ثبت نمود.
صدور سند حسابداری در عودت اسناد دریافتی برگشتی سند حسابداری صادر شده: هنگام ثبت چک های برگشتی با فعال بودن گزینه 12 سند حسابداری صادر می شود ولی در عودت چک به طرف حساب ثبت حسابداری انجام نمی گردد. با فعال کردن این گزینه این امکان فراهم می آید که در هر دو مرحله برگشت و عودت به طرف حساب سند حسابداری صادر می شود. ولی اگر این گزینه فعال باشد، فقط در یک مرحله(برگشت چک) سند حسابداری صادر می شود. همچنین اگر هنگام برگشت چک سند صادر نشود (در گزینه 12) تنها در عودت چک به طرف حساب سند حسابداری صادر خواهد شد.
امکان ویرایش حساب بستانکاری در برگشت اسناد دریافتی و عودت چک از واگذاری: در موارد خاصی ممکن است چک هایی که به بستانکاران شرکت واگذار شده است از طرف حسابهای دیگرمان عودت داده شود در این صورت نیاز به تغییر حساب بستانکاری در برگه های برگشتی و عودت از واگذاری احساس می گردد. دلیل این امر نیز می تواند وجود حساب فی مابین طرف حساب هایمان باشد.
امکان برگشت دادن چک های واگذار شده در برگشت اسناد دریافتی: با فعال کردن این گزینه چک های که به طرف حساب هایمان واگذار نموده ایم قبل از عودت از واگذاری می توانیم برگشت بزنیم. بدین ترتیب که پس از وارد به برگه برگشت چک دریافتی اگر این گزینه فعال نباشد در لیست چک های قایل فراخوانی چک های واگذاری را مشاهده نخواهیم کرد ولی اگر این گزینه فعال باشد با فراخوانی چک ها می توانیم اسناد واگذار شده را نیز مشاهده نماییم.
ممانعت از عودت چک های سایر اشخاص:
نمایش شماره دفتر چک در دریافت و پرداخت اسناد: با فعال کردن این گزینه در سند دریافت و پرداخت شماره ردیفی که به صورت خودکار در دفتر اسناد دریافتی و در دفتر اسناد پرداختی ایجاد شده است را به نمایش خواهد گذاشت که می تواند جنبه کنترلی داشته باشد.
نمایش شرح اصلی برگه در شرح سند حسابداری صادره شده برای چکها: در برگه های دریافت و پرداخت پس از وارد کردن کد حساب یا نام حساب دریافت یا پرداخت کننده یک فیلد به عنوان شرح وجود دارد که اگر شرح خاصی در این خانه نوشته شود و گزینه شماره 11 در تنظیمات فعال باشد این شرح در هنگام ثبت سند دریافت و پرداخت با شرح سند حسابداری مربوطه مقادیر یکسانی خواهد داشت در صورتی که شرحی در قسمت مخصوص در سند دریافت و پرداخت نوشته نشود سیستم به صورت خودکار با شرحی مناسب عملیات ثبت و صدور سند را انجام می دهد.
صدور سند حسابداری در برگشت اسناد دریافتی: با فعال کردن این گزینه هنگام ثبت برگه برگشت چک دریافتی، سند حسابداری صادر می شود ولی اگر این گزینه فعال نباشد هنگام برگشت چک سند صادر نشده و تنها هنگام عودت چک به طرف حساب ثبت حسابداری صورت خواهد گرفت. چنانچه در ردیف 6 نیز توضیح داده شد. یک ثبت کافی است(یا ثبت حسابداری جهت برگشت یا ثبت حسابداری بزای عودت چک)ولی اگر کاربری قصد صدور سند برای چکها ی برگشتی و عودتی را دارد باید هم گزینه 6 و هم گزینه 12 فعال باشد.
تائید دو مرحله ای دستور دریافت/پرداخت : پس از فعال کردن این گزینه اعمال کنترل سیستمی افزایش یافته و تعداد کنترل برگه افزایش می یابد و درصد خطاها را کاهش می دهد بدین صورت که می توان مسئولیت ثبت برگه ها را به یک شخص-تائید را به شخص دیگر و کاربر تائید کننده نهایی را به شخص دیگر واگذار کرد. بدیهی است که واگذاری مسئولیت از 1 نفر تا 3 نفر قابل تغییر است تغییرات ایجاد شده، پس از فعال کردن این گزینه در برگه های دستور دریافت و دستور پرداخت ذیل فیلد "دریافت بابت / پرداخت بابت" به نمایش درخواهد آمد. همچنین قبل از تائید مرحله دوم امکان استفاده در برگه های بعدی فراهم خواهد بود .در هر سندی با تعیین اینکه کاربر تائید کننده نهایی چه کسی خواهد بود تنها آن شخص می تواند با مراجعه به مدیریت دستور دریافت/پرداخت تائید نهایی را انجام دهد تا بتوان در سند دریافت یا پرداخت فراخوانی و استفاده کرد.
جلوگیری از دریافت مبلغ بیش از مبلغ دستور دریافت: در صورت انتخاب دستور دریافت به عنوان مرجع در سند دریافت و یا اجباری بودن انتخاب آن در سند دریافت؛ با فعال کردن این گزینه نمی توان مبلغی بیشتر از دستور مربوطه دریافت نمود ولی امکان ثبت مبلغی کمتر از دستور دریافت امکان پذیر می باشد.
جلو گیری از پرداخت مبلغ بیش از مبلغ دستور پرداخت : در صورت انتخاب دستور پرداخت عنوان مرجع در سند پرداخت و یا اجباری بودن انتخاب آن در سند پرداخت؛ با فعال کردن این گزینه نمی توان مبلغی بیش تر از دستور مربوطه پرداخت نمود ولی امکان ثبت مبلغی کمتر از مبلغ دستور پرداخت وجود دارد.
جلو گیری از ثبت سند دریافت بدون دستور دریافت: با فعال نمودن این گزینه در هنگام ثبت سند دریافت، انتخاب دستور دریافت الزامی شده و بدون انتخاب دستور دریافت به عنوان مرجع، امکان ثبت سند دریافت وجود نخواهد داشت ولی در صورت غیر فعال بودن این گزینه الزامی به انتخاب مرجع وجود ندارد.
جلوگیری از ثبت سند پرداخت بدون دستور پرداخت : با فعال نمودن این گزینه در هنگام ثبت سند پرداخت، انتخاب دستور پرداخت الزامی شده و بدون انتخاب دستور پرداخت به عنوان مرجع، امکان ثبت سند پرداخت وجود نخواهد داشت. ولی در صورت غیر فعال بودن این گزینه الزامی به انتخاب مرجع وجود ندارد.
